Oy Nextlog Ab
Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Oy Nextlog Ab (”Nextlog”)
Y-tunnus: 1707776-8
Osoite: Företagarvägen 7, 65610 Korsholm
Puhelin: +358-(0)6-322 6100
2. Yhteystiedot
Puhelin: +358-(0)6-322 6100
Sähköposti: contact@nextlog.fi
3. Rekisterin nimi
Oy Nextlog Ab:n asiakas-, käyttäjä- ja markkinointirekisteri.
Käyttäjiemme luottamus on meille erittäin tärkeää ja vastaamme siksi yksityisyydestäsi kun luovutat tietoja Nextlogille tai käytät palvelujamme. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten kerämme tietoja käyttäjistämme, sekä miten yksityisyytesi suojataan. ”Asiakas”, tarkoittaa tässä tietosuojaselosteessa kaikkia ne, jotka ostavat tai ovat ostaneet palveluja Nextlogilta.
Tämä tietosuojaseloste määrittelee henkilötietojen käsittelyn Nextlogin palveluiden (”Palvelut”) sekä niihin liittyvien mobiiliapplikaatioiden puitteissa, mukaan lukien käyttäjätilin käyttö (”Nextlog tili”).
Tietosuojaseloste kuvaa henkilötietojen käytön Nextlogissa kun Nextlog määrittää käytön tarkoituksen ja käyttötavan (Nextlog toimii rekisterinpitäjänä). Tietosuojaseloste kuvaa myös Nextlogin Asiakkaidensa puolesta ja Asiakkaiden ohjeisiin perustuen suorittaman henkilötietojen käsittelyn (Asiakas rekisterinpitäjänä ja Nextlog tietojen käsittelijänä).
Henkilötiedot ovat sellaisia tietoja, jonka perusteella sinut voidaan tunnistaa henkilönä, esimerkiksi sähköpostiosoite, katuosoite tai puhelinnumero yms. Henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä Asiakkaidemme palvelemiseksi. Älä käytä Nextlogin palveluja ellet hyväksy henkilötietojesi käsittely tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
4. Kenen henkilötietoja Nextlog käsittelee?
Nextlog käsittelee työnhakijoiden ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja, sekä sellaisten ohjelmistokäyttäjien henkilötietoja, jotka ovat sidottuja Asiakkaisiimme. Sen lisäksi käsittelemme mahdollisten Asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jotka ottavat meihin yhteyttä nettisivujemme kautta tai muiden kanavien kautta. Henkilötieto-osassa voit lukea, miten lähestymme tätä.
Käsittelemme myös henkilötietoja Asiakkaidemme puolesta Asiakkaidemme lukuun. Lähestymistapamme tähän liittyen on kuvattu selosteen kohdassa 6.
Tässä tietosuojaselosteessa voidaan rekisteröidystä käyttää myös nimitystä sinä.
5. Millä tavalla Nextlog käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä?
Kun Nextlog määrittää henkilötietojen käytön tarkoituksen ja käyttötavan, Nextlog toimii rekisterinpitäjänä. Nextlog toimii rekisterinpitäjänä myös sellaisissa tilanteissa, kun Nextlog kerää henkilötietojasi työnhakijana, Asiakkaan edustajana tai mahdollisen Asiakkaan edustajana, ja kun vierailet verkkosivuillamme.
5.1 Tästä syystä käsittelemme henkilötietojasi
5.1.1 Asiakasyhteydet ja ohjelmistokäyttäjä
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme antaa sinulle yhä käyttäjäystävällisempiä Palveluja ensinnäkin rekisteröitymisen, kirjautumisen ja Palveluiden välillä liikkumisen osalta. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta voimme sovittaa Palvelumme käyttämääsi laitteeseen, ja siten parantaa käyttäjäkokemustasi.
Asiakassuhteiden ylläpitämiseksi ja sitoumuksiemme täyttämiseksi tarvitsemme tietoja sinusta Asiakkaan yhteyshenkilönä tai tietyn Palvelun käyttäjänä. Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseksi
- sopimusmukaistemme ja lainmukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi
- Asiakkaidemme myynti- ja sopimusprossien suorittamiseksi
- tietyistä palveluista tai tuotteista pyydettyjen tarjousten tarjoamiseksi asiakkaalle
- toimituksen suorittamiseksi sopimuksen mukaisesti
- tuen tarjoamiseksi tuotteidemme tai Palvelujemme käyttäjille
- asiakaspalveluasioiden vastaamiseksi
- turvallisuusuhkien havaitsemiseksi ja ehkäiseminen sekä virhe-etsinnän ja ylläpidon suorittamiseksi
- tuotteidemme ja palveluidemme väärinkäytön ehkäisemiseksi
- tilausten, laskutuksen ja maksujen käsittelemiseksi sekä muun talouden seuraamiseksi
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat Nextlogin oikeutettu etu, Palvelujen käyttö, asiakas- ja sopimussuhteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.
5.2 Millä tavalla keräämme henkilötietojasi – tietolähteet
Yleensä Nextlog kerää henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella, tai muilta henkilöiltä, jotka ovat sidottuja edustamaasi Asiakkaaseen, kuten kollegalta tai esimieheltä. Jos Asiakas, joka on työnantajasi, ostaa Nextlogin tuotteita tai palveluja tytäryhtiön kautta, voimme kerätä tietoja sinusta tytäryhtiön kautta. Tietoja voidaan myös päivittää Nextlogin muiden henkilörekistereiden kautta, yhteistyökumppaneiden henkilörekistereiden kautta sekä viranomaisilta tai muilta yhtiöiltä lain sallimissa puitteissa.
5.3 Henkilötietoja, joita käsitellään – tietosisältö
Nextlog voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- Tavanomaisia yhteystietoja kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Demografinen tieto kuten syntymäaika, ikä ja sukupuoli.
- Tieto työsuhteesta, esimerkiksi työntekijän ammattinimike, asema sekä ammatilliset kiinnostusalueet
- Palaute, kommentaarit ja kysymykset Nextlogista sekä Nextlogin tuotteista ja palveluista
- Yksilöllinen käyttäjätieto, esimerkiksi kirjautumis ID, käyttäjätunnus, salasana ja turvallisuuskysymykset
Henkilötietovastaavana Nextlog ei käsittele arkaluonteisia tietoja.
6. Millä tavalla Nextlog suojaa ja käsittelee henkilötietoja henkilötietojen käsittelijänä?
Tarjoamme monta eri palvelua Asiakkaillemme. Monet palveluistamme sisältävät Asiakkaiden tietojen ja henkilötietojen käsittelyä. Asiakkaat määrittävät käsittelyn tarkoituksen. Tämä määrittää Asiakkaan roolin rekisterinpitäjäksi. Tällaisissa tilanteissa Nextlog toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja Asiakkaan puolesta Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Suhde Asiakkaan (rekisterinpitäjä) ja Nextlogin (henkilötietojen käsittelijänä) välillä säännellään henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella.
Kun Asiakas toimii tietosuojavastaavana, Asiakkaan tulee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti varmistua henkilötietojen käsittelyn oikeudellisesta perusteesta. Asiakkaan tulee arvioida ja määritellä ne uhat, joille rekisteröity altistuu henkilötietojen käsittelyn yhteydessä. Toinen tärkeä asia on Asiakkaan velvollisuus rekisterinpitäjänä täyttää tiedonantovelvollisuutensa rekisteröityjä kohtaan.
Nextlog on luonnollinen osa Asiakkaan velvollisuuksia rekisterinpitäjänä, koska Nextlogin palvelut muodostavat osan henkilötietojen käsittelystä, jonka Asiakkaan tulee varmistaa olevan lainsäädännön mukaista. Kun Nextlog käsittelee henkilötietoja Asiakkaidensa puolesta, tulee Nextlogin suorittaa käsittely henkilötietojen käsittelijää koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Asiakkaalla ja Nextlogilla on näin ollen velvollisuus tehdä yhteistyötä rekisteröidyn yksityisyyden varmistamiseksi. Nextlogilla on velvollisuus tarjota kaikki välttämätön tieto niin, että Asiakas pystyy toimimaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
7. Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajoitukset. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.
Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa Nextlogille.
8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Nextlog saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Nextlogin alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Nextlogin palvelujen toteuttamiseen ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja Nextlogin määrittämiin tarkoituksiin. Nextlog velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Nextlogilla on tallennettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Vastustamis- ja rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että Nextlog on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai että Nextlogilla ei ole oikeutta käsitellä rekisteröidyn tietoja.
Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä Nextlogia koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojensa poistamista Nextlogin asiakas-, käyttäjä- ja markkinointirekisteristä. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä Nextlogia koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
Siirto-oikeus
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Nextlogille tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Nextlog ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Muut oikeudet
Mikäli tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Nextlogille tämän tietosuojaselosteen kohdan 10. mukaisesti.
10. Yhteydenotot
Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Nextlog voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Nextlog voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Nextlog vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteröityjen tietojen suojaaminen on Nextlogille tärkeää. Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain Nextlogin palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvollisuus.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Nextlog kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Nextlog suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
(Seloste päivitetty 22.05.2018)