Tietopankki

Mikä on ERP-järjestelmä ja mitä hyötyä minulla voi olla siitä?

Julkaistu 17/05/2022

Lyhenne ERP tarkoittaa Enterprise Resource Planning – ja kuten nimestä voi päätellä, kyseessä on liiketoiminnan resurssien ja prosessien suunnittelua ja hallintaa. Digitaalista suunnittelutyökalua tätä varten kutsutaan toiminnanohjaus- tai ERP-järjestelmäksi. Esimerkiksi kuljetusliikkeille suunniteltu ERP-järjestelmä voi sisältää toimintoja kuten tilausten käsittelyä, ajojärjestelyä, ajojärjestelijän ja kuljettajan välistä viestintää, laskutusta, reskontraa, asiakaskontaktien dokumentointia ja raportointia.

Monissa yrityksissä on yleistä, että tietoja tallennetaan useisiin eri paikkoihin. Tämä voi johtua siitä, että työntekijöillä ei ole pääsyä samoihin tietoihin kuin kollegansa, että toimitusjohtaja on ainoa jolla on pääsy tiettyihin tietoihin, tai että suuri osa yrityksen viestinnästä tapahtuu suullisesti. On myös yleistä että yrityksessä käytetään suuri määrä erilaisia IT-ratkaisuja päivittäisten rutiinien hallintaan.

Yrityksen kehittyessä ja kasvaessa on yhä tärkeämpää kerätä tietoa yhteen paikkaan. Jos työntekijöillä on esimerkiksi vaikeuksia tilausten löytämisessä tai tietojen keräämisessä laskutusta varten, tämä vaikuttaa yrityksen tehokkuuteen. Tämä voi puolestaan haitata yrityksen kasvua, koska on riski että menetetään mahdollisia arvokkaita liiketoimintamahdollisuuksia. Kyse ei ole siitä, että työntekijät tekevät huonoa työtä, päinvastoin, he joutuvat käyttämään arvokasta aikaa tiedon etsimiseen ja suurten tietomäärien manuaaliseen käsittelyyn.

Se, että yrityksen työntekijöillä ei ole työkaluja tietojen tehokkaaseen hallintaan, ei vaikuta vain omaan yritykseen, vaan voi vaikuttaa myös asiakkaisiin. On muun muassa vaikeaa tarjota asiakkaille heidän haluamansa palvelua, jos kaikki aika kuluu työn sisäiseen koordinoimiseen. Virheiden ja väärinkäsitysten riski lisääntyy mitä suuremmaksi yritys kasvaa.

Tämän ongelman välttämiseksi tiedot on koottava ja tallennettava yhteiseen paikkaan, johon kaikilla työntekijöillä on pääsy. Tässä vaiheessa ERP-järjestelmä tulee ajankohtaiseksi.

ERP-järjestelmä

ERP-järjestelmän avulla voit yhdistää kaikki yrityksen tärkeimmät ominaisuudet yhteen järjestelmään. Kuljetusyritykselle tämä tarkoittaa, että myyjät, ajojärjestelijät, kuljettajat, hallintohenkilöstö ja johto voivat käyttää yhtä ja samaa järjestelmää päivittäisten tehtäviensä suorittamiseen. Lisäksi kaikki tärkeät tiedot ovat työntekijöiden saatavilla, jotta heidän ei tarvitse kuluttaa aikaa tietojen etsimiseen. Nykyaikaisilla toiminnanohjausjärjestelmillä on myös mahdollista integraatioiden avulla vastaanottaa ja siirtää tietoja automaattisesti muihin järjestelmiin. Tällainen ominaisuus säästää yritykselle arvokasta aikaa ja energiaa.

Erityisesti kuljetukseen ja logistiikkaan kehitetyt ERP-järjestelmät, kuten LogiControl, mahdollistavat saumattoman viestinnän ajojärjestelijöiden ja asiakkaiden sekä kuljettajien välillä. Kattava ja toimialalle suunniteltu järjestelmä tukee tehokkaasti koko yrityksen prosessikulkua. Järjestelmä rekisteröi muun muassa automaattisesti tilaukset, jotka voidaan helposti suunnitella ajojärjestelyssä ja välittää suoraan kuljettajille mobiilisovelluksen kautta. Kun kuljetus on suoritettu, kaikki tärkeät tiedot talouspuolelle ovat jo järjestelmässä. Näiden ydintoimintojen lisäksi järjestelmä voi sisältää myös muita tukitoimintoja.

Palatakseen ERP:n hyötyihin, niin kyseinen työkalu voi helpottaa yrityksen liiketoimintaprosessien suunnittelua, hallintaa ja analysointia. ERP-järjestelmällä voi olla ratkaiseva merkitys yrityksen jatkuvalle tehokkuudelle ja henkilöstön hyvinvoinnille edistämällä rauhallisempaa työilmapiiriä.

Mitkä yritykset käyttävät ERP-järjestelmiä?

Sekä suuret että pienet yritykset voivat hyötyä ERP-järjestelmästä. Usein keskisuurilla ja suuremmilla yrityksillä on mahdollisuus investoida kattaviin järjestelmiin, mutta yhä enemmän tulee myös ratkaisuja jotka soveltuvat pienemmille yrityksille. Yksi esimerkki on LogiControl Basic, joka sisältää tärkeimmät ominaisuudet pienen kuljetusyrityksen prosessien virtaviivaistamiseksi.

Omistatpa pienyrityksen tai työskentelet suuremmassa yrityksessä, järjestelmä auttaa vähentämään napsautuksia ja manuaalista työtä. Tämä tarkoittaa, että voit keskittyä enemmän käytännön työhön ja asioihin, jotka auttavat yritystä kehittymään ja kasvamaan.

Onko ajankohtaista hankkia yritykselle ERP-järjestelmä?

Voit kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset saadaksesi selville onko ajankohtaista hankkia yritykselle ERP-järjestelmä:

• Viekö logistiikkavirran suunnittelu ja hallinto enemmän aikaa kuin pitäisi? Voiko automatisoiduilla toiminnoilla varustettu järjestelmä helpottaa tätä?

• Onko yrityksen työympäristö stressaantunut manuaalisen työn ja/tai väärinkäsitysten vuoksi?

• Onko yrityksen tiedot nykyään useissa paikoissa? Auttaisiko jos kaikki tiedot olisivat yhdessä järjestelmässä?

• Käytättekö kenties järjestelmiä, jotka eivät sovi toimintaanne ja tarvitsette työprosesseillenne sopivan järjestelmän?

• Haluatteko pienentää ilmastojalanjälkeänne ja edistää kestävämpää toimialaa? Reaaliaikaista dataa sisältävä toiminnanohjausjärjestelmä on askel oikeaan suuntaan kohti kestävämpiä kuljetuksia.

Milloin on aika investoida toiminnanohjaus­järjestelmään?

Jos vastasit kyllä ​​johonkin yllä oleviin kysymyksiin, on aika alkaa miettiä toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista yritykselle. Milloin tämä sitten pitäisi tehdä? Alla muutamia esimerkkejä:

• Kun tietojen määrä kasvaa ja tiedon käsittelystä tulee vaikeaa monissa eri sovelluksissa. Tällöin ERP-järjestelmä helpottaa sekä käyttäjän muistia että yrityksen tehokkuutta.

• Kun henkilöstön vaihtuvuus uhkaa aiheuttaa ongelmia. Jos joku työntekijöistäsi, esimerkiksi ajojärjestelijä, vaihtaa työpaikkaa voit menettää tärkeitä tietoja, joka vaikeuttaa henkilön korvaamista. Toiminnanohjausjärjestelmä auttaa myös tässä.

• Kun jatkuvan kehittämisen ja parantamisen edut markkinoiden tarpeiden mukaan ovat sinulle tärkeitä. Nykyaikainen IT-järjestelmä voi tarjota kilpailuetuja, jotka auttavat kilpailemaan muita alan yrityksiä vastaan.

Tämä ei tarkoita, että olisi mahdotonta pärjätä ilman ERP-järjestelmää. On kuitenkin syytä pohtia, mitä hyötyä tällaisesta sijoituksesta voisi olla pitkällä aikavälillä. Jos odotetaan liian kauan ERP-järjestelmän hankkimista, on olemassa suuri riski että kärsitään järjestelmän puutteista koska yritys on kasvanut ulos nykyisestä ratkaisusta.

Jos haluat lukea lisää LogiControlista, kuljetuksen ja logistiikan ERP-järjestelmästä, voit tehdä sen täältä.

Lähetä kysely myyntiin