Kunskapsbank

Välj rätt affärssystem – 6 steg

Publicerad 17/05/2022

Det kan vara svårt och tidskrävande att välja ett affärssystem som fullt ut stöder företagets processer. Mängden affärssystem på marknaden är näst intill oändligt, vilket gör att det kan kännas övermäktigt att komma i gång. Så var börjar man och vad ska man tänka på?

I den här artikeln ger vi våra bästa tips på hur du hittar ett lämpligt affärssystem för företaget.

Vad är ett affärssystem?

Ett affärssystem eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) som det ofta benämns internationellt är ett omfattande system som kan innehålla allt från order- och lagerhantering till fakturering, reskontra och analysverktyg. Det är med andra ord ett system som fungerar som stöd för företaget och dess processer. Genom att investera i ett heltäckande affärssystem undviker du tidskrävande användning av flera olika system samtidigt.

Många företag använder fortfarande bara manuella metoder så som Excel eller e-post för att utföra dagliga arbetsuppgifter. Dessa program fungerar ofta bra till en viss punkt, men då företaget växer och utvecklas kan programmen begränsa snarare än hjälpa företagets utveckling. Du kan läsa mer om vad ett affärssystem/ERP-system är här: Vad är ett ERP-system och vilken nytta kan jag ha av det?

Nedan följer våra tips för val av rätt affärssystem.

1. Analysera läget och definiera behovet av system

Det krävs en grundläggande behovsanalys och planering innan du väljer vilket affärssystem företaget ska satsa på. Om du slarvar med analysen och väljer ett system på basen av dess rykte eller popularitet är risken stor att affärssystemet inte passar just ert företag.

Börja med att fråga dig själv vad i verksamheten du vill förändra, förbättra eller effektivisera. Utgå ifrån de behov företaget har. Vad är det som inte fungerar? Fundera sedan på om IT verkligen kan ge ett mervärde och lösa de problem ni står inför. Kanske är det så att problemen kan lösas med andra metoder?

Sammanställ en lista på de processer och delmoment som är ineffektiva. Håll först och främst fokus borta från de tekniska aspekterna och fokusera mer på vilka dagliga aktiviteter som fungerar mindre bra i företaget. Här är det viktigt att involvera alla medarbetare som påverkas av upphandlingen eller systembytet. Att involvera systemanvändarna från början i beslutsprocessen ökar chanserna för att systemet ni investerar i tas emot på ett bra sätt. Utan personalens stöd är det svårt att genomföra en stor organisatorisk förändring.

En annan viktig sak är att från början utse en projektledare som har befogenheter, ledningens stöd samt tillräckligt med tid för projektet. Detta för att projektet ska drivas framåt så effektivt som möjligt.

2. Har ni behov av ett kundanpassat system eller ett standardsystem?

Om verksamheten har väldigt unika behov som inte täcks av ett standardsystem finns det anledning att överväga att investera i ett kundanpassat system. Sådana anpassade lösningar kräver dock ett mer omfattande arbete och ökar kostnaderna betydligt. Fördelarna med att investera i ett kundanpassat system måste därmed vägas mot de ökade kostnaderna. Har företaget däremot liknande behov som många andra företag i branschen ska du välja ett standardsystem som ger dig en mer förutsägbar kostnad. Fördelarna med ett standardsystem är att det redan anpassats för branschen samt utvecklas och förbättras kontinuerligt genom återkommande systemuppdateringar.

I många fall är det önskvärt att systemet är standardiserat, men samtidigt anpassningsbart. Vissa systemleverantörer har möjlighet att möta sådana behov, men det kan vara bra att komma ihåg att även små anpassningar tar tid att göra och därmed troligen ökar priset betydligt.

NextLogs produkter består av både standardpaket och anpassningsbara lösningar. Läs mer om LogiControl här och LogiControl Basic här.

3. Kartlägg vilka system som finns på marknaden

Sökmotorer fungerar bra för att skapa en överblick över olika systemleverantörer. Då du söker på internet är det bra att komma ihåg att genomföra flera sökningar med olika sökord för att hitta olika företag. Genom att göra flera sökningar med olika sökord minskar du risken att missa relevanta leverantörers webbsidor. Orsaken till att vissa företag dyker upp mer frekvent än andra vid sökning är att dessa företag har sökmotoroptimerade webbsidor. Några förslag på sökord du kan använda för att hitta affärssystem är: Affärssystem, ERP system och IT-system följt av den bransch ert företag verkar inom. För att hitta affärssystem som är designade specifikt för exempelvis transportbranschen kan en sökning se ut som följande: affärssystem för transport och logistik, transportsystem, ERP-system för transportföretag, och så vidare. Du förstår nog idén.

Värt att fundera på är även om företaget har behov av ett allmänt system som är utvecklat för att passa många branscher eller om ni bör investera i ett system som är planerat för er bransch. Ofta är det stora företag med mer allmänna affärssystem som placerar sig längst upp i sökresultaten, medan det krävs lite mer eftersökning för att hitta mindre företag som utvecklar branschanpassade system.

Det bör, som tidigare nämnts, vara företagets behov som styr valet av system. Ställ dig själv frågan; är det viktigt att systemet svarar mot flera, eller till och med alla företagets processer? Då ska du överväga ett branschanpassat system. Ska systemet däremot användas uteslutande av exempelvis företagets ekonomiavdelning kan ett allmänt system fungera lika bra. Det viktiga är att ha ett långsiktigt perspektiv för att öka chanserna att lyckas med implementeringen. Svårigheter uppstår då ett system som använts i flera år visar sig vara alltför begränsat och icke anpassningsbart.

Ett annat sätt att hitta lämpliga systemleverantörer är att undersöka vilka affärssystem era konkurrenter använder. Detta ger oftast en indikation på vilken typ av system som fungerar i er bransch. Ett tips är även att leta efter systemleverantörer utanför det egna landets gränser. Ibland finns ingen passande leverantör i landet ni är verksamma i och då kan det vara fördelaktigt att vända blicken mot exempelvis grannländerna.

4. Undersök om verksamheten har möjlighet att växa i affärssystemet

När ni har hittat ett affärssystem som ni vill undersöka vidare bör ni kontrollera att affärssystemet är skalbart och en lösning som kan användas en lång tid framöver då företaget växer och utvecklas. Vad händer om du behöver lägga till fler användare i systemet exempelvis? Då företaget växer kan det även uppstå behov av att lägga till eller ta bort egenskaper.

Kontrollera även vilka egenskaper och funktioner ni faktiskt behöver, så att ni inte betalar extra för vyer som ni inte har användning för. Utvärdera vilka funktioner ni har behov av och se till så att de funktionerna är välutvecklade i systemet. För att kostnaderna inte ska dra i väg är det viktigt att ni anger rätt antal användare och väljer ut de vyer som företaget faktiskt har behov av.

Undersök även om leverantören erbjuder integrationsmöjligheter till andra system. Ofta använder kunder och samarbetspartners egna system och då är det viktigt att information kan förmedlas automatiskt mellan dem.

Läs mer om LogiControls vyer och anpassningsmöjligheter här och om hur vi på NextLog arbetar med integrationer här.

5. Ställ krav på systemleverantören

Utgå ifrån ovanstående punkter och undersök hur olika systemleverantörer förhåller sig till era krav. Du vill självklart ha en systemleverantör som är insatt i er bransch samt förstår företagets behov. Kontrollera även att leverantören är lätt att komma i kontakt med. Vidare är det viktigt att ta reda på vad som ingår i priset för affärssystemet. I vilken utsträckning erbjuder systemleverantören support och ingår detta i priset? Ingår uppdateringar i priset och görs det kontinuerligt underhåll?

6. Dags att ta beslutet

När ni beslutat er om vilken typ av system ni vill investera i kvarstår skolning och implementering av systemet. Om du vill ha några användbara tips och råd för en lyckad ibruktagning kan du läsa vår artikel 8 tips för implementering av affärssystem.

Skicka en förfrågan till försäljningen