Kunskapsbank

Vad är ett ERP-system och vilken nytta kan jag ha av det?

Publicerad 17/05/2022

Förkortningen ERP står för Enterprise Resource Planning – och som namnet antyder handlar det om planering och hantering av företagets resurser och affärsprocesser. Ett digitalt planeringsverktyg för detta kallas affärssystem eller ERP-system. Ett ERP-system designat för åkerier, transport- och logistikföretag kan exempelvis innehålla funktioner som orderhantering, transportplanering, kommunikation mellan trafikledning och chaufför, fakturering, reskontra, dokumentation av kundkontakter och rapportering.

I många företag är det vanligt att data finns lagrat på flera olika platser. Det kan handla om att anställda inte har tillgång till samma information som sina kollegor, att vd:n är den enda som har tillgång till viss information eller att en stor del av företagets kommunikation sker muntligt. Det är även vanligt att man använder ett stort antal olika IT-lösningar för att hantera de dagliga rutinerna.

Då företaget utvecklas och växer blir det allt viktigare att samla informationen på ett och samma ställe. Om anställda exempelvis upplever svårigheter med att hitta orders eller samla information för fakturering påverkas företagets effektivitet. Detta kan i sin tur hämma företagets tillväxt eftersom man kan gå miste om potentiellt värdefulla affärsmöjligheter. Det betyder inte att de anställda gör ett dåligt jobb, tvärtom är de tvungna att använda värdefull tid till att söka information och hantera stora datamängder manuellt.

Att företagets anställda saknar verktyg för att effektivt hantera information påverkar inte enbart det egna företaget, utan kan även påverka kunderna. Bland annat är det svårt att ge kunderna den service de önskar om all tid går åt till att försöka koordinera arbetet internt. Risken för misstag och missförstånd växer ju större företaget blir.

För att undvika den här problematiken behöver information sammanställas och lagras på en gemensam plats som alla medarbetare har tillgång till. Det är här ERP-systemet kommer in i bilden.

ERP-system

Ett ERP-system hjälper dig att samla alla företagets viktigaste funktioner i ett och samma system. För ett åkeri innebär detta att säljare, trafikledare, chaufförer, administrationspersonal och ledning kan använda ett och samma system för att utföra sina dagliga uppgifter. Dessutom finns all relevant information tillgänglig för de anställda, så att de inte behöver avsätta tid på att söka. Med moderna affärssystem är det även möjligt att med integrationer automatiskt ta emot och överföra data till andra system. En sådan funktion besparar företaget värdefull tid och energi.

ERP-system som är utvecklade specifikt för transport och logistik, såsom LogiControl, möjliggör sömlös kommunikation mellan trafikledare, kunder och chaufförer. Hela företagets processflöde stöds av systemet som är heltäckande och planerat för branschen. Bland annat registrerar systemet automatiskt orders för transportplanering, som sedan enkelt hanteras i kördirigeringen där trafikledarna har direktkontakt med chaufförerna via en mobilapplikation. När transporten är utförd finns all viktig information för ekonomisidan redan i systemet. Utöver dessa centrala funktioner kan systemet även innehålla andra stödjande funktioner.

För att återkoppla till nyttan av ERP så underlättar verktyget planering, styrning och analys av företagets affärsprocesser. Ett ERP-system kan vara avgörande för företagets fortsatta effektivitet samt för personalens välmående genom att det bidrar till ett mindre stressat arbetsklimat.

Vilka företag använder ERP-system?

Både stora och små företag kan dra nytta av ett ERP-system. Ofta är det mellanstora till större företag som har möjlighet att investera i omfattande system, men det dyker upp allt fler lösningar som är anpassade för mindre företag. Ett exempel är LogiControl Basic, som omfattar de allra viktigaste egenskaperna för att effektivisera ett litet transportföretags processer.

Oavsett om du äger ett mindre företag eller arbetar på ett större företag hjälper systemet dig att minska klick och manuellt arbete. Detta medför att du kan fokusera mer tid på det praktiska arbetet och på sådant som hjälper företaget att utvecklas och växa.

Är det aktuellt för ert företag att skaffa ett ERP-system?

För att ta reda på om det är aktuellt för ert företag att skaffa ett ERP-system kan du ställa dig själv följande frågor:

• Tar vissa delar av transportplaneringen och administrationen av logistikflödet längre tid än de borde? Kan ett system med automatiserade funktioner underlätta detta?

• Är arbetsmiljön på företaget stressad till följd av tidskrävande manuellt arbete och/eller missförstånd?

• Finns företagets data och information utspridd på flera platser idag? Skulle det hjälpa att ha allting samlat i ett system?

• Använder ni kanske system som inte passar just er verksamhet och behöver ett system anpassat för era arbetsprocesser?

• Är ni ute efter att minska på ert klimatavtryck och bidra till en hållbarare bransch? Ett ERP-system som innehåller data i realtid är ett steg i rätt riktning mot hållbarare transporter.

När är det dags att investera i ett ERP-system?

Om du svarade ja på någon av frågorna ovan är det dags att börja fundera på att skaffa ett ERP-system till företaget. När bör då detta göras? Nedan följer några exempel:

• Då mängden data ökar och det blir svårt att hantera informationsmängden i många olika program. Då underlättar ett ERP-system både användarens minne och företagets effektivitet.

• Då personalomsättning riskerar att ge dig problem. Om en av dina medarbetare, exempelvis en trafikledare, byter jobb kan det leda till att du förlorar viktig kunskap och data, vilket gör det svårt att ersätta den personen. Även detta hjälper ett ERP-system dig att överbrygga.

• Då du inser fördelarna med att ständigt utvecklas och förbättras utifrån marknadens behov. Ett modernt IT-system kan ge er marknadsfördelar som hjälper er att konkurrera mot andra företag i branschen.

Detta innebär inte att det är omöjligt att klara sig utan ett ERP-system. Det finns dock anledning att fundera på vilka fördelar en sådan investering kan medföra på lång sikt. Väntar man för länge med att skaffa ett ERP-system är risken stor att man drabbas av bristerna i en lösning som företaget vuxit ur.

Vill du läsa mer om LogiControl, ett ERP-system för transport- och logistik, kan du göra det här.

Skicka en förfrågan till försäljningen