Kunskapsbank

Hur hantera motstånd mot förändring vid implementering av ett nytt system

Publicerad 16/09/2024

Det är lätt att bli ivrig över förändringar i organisationen när du är med och driver igenom dem, men faktum är att alla inom organisationen kanske inte alltid delar din entusiasm.

Inte sällan möts större organisationsförändringar, så som implementering av ett nytt system, av förändringsmotstånd bland de anställda. Förändringar kan vara obekväma och medarbetare kan motsätta sig dem av olika anledningar. Det kan handla om rädsla för det okända och för hur förändringen kommer att påverka anställningstryggheten, eller helt enkelt ett missnöje då välbekanta rutiner byts ut mot någonting nytt. Att hantera detta motstånd är dock avgörande för ett framgångsrikt förändringsarbete. För att kunna hantera motståndet måste du först förstå orsakerna bakom reaktionen och sedan arbeta för att ta dig förbi dem. I den här artikeln lyfter vi praktiska strategier för att underlätta för en smidigare övergång och minskat motstånd.

 

Olika typer av förändringar

“The real problem is not technical change but the human changes that often accompany technical innovations.”

 – Paul R. Lawrence

 

Förändringar kan delas upp i olika kategorier, de kan vara antingen tekniska eller sociala, eller både och. Tekniska förändringar handlar om förändringar i arbetsuppgifter eller i hur arbetet ska utföras. När ett nytt IT-system ska implementeras behöver anställda lära sig systemet och förstå hur det fungerar. Kanske är systemet strukturerat på ett obekant sätt eller så innehåller det verktyg som de anställda inte har använt tidigare. I samband med en teknisk förändring kan även social förändring uppstå. Sociala förändringar handlar om förändring i hur vi människor interagerar med varandra. Vid en systemimplementation medföljer troligtvis även sociala förändringar, såsom förändringar i gruppsammansättning eller att medarbetarna nu behöver rapportera till en ny chef.

 

De tekniska förändringarna som handlar om att lära sig nya verktyg eller ny teknik kan leda till motstånd bland medarbetare som känner sig osäkra på den egna förmågan att ta till sig ny kunskap, men de sociala förändringarna kan vara svårare att övervinna. Kanske ingår medarbetarna nu i helt nya team, eller så blir en kollega man trivts bra tillsammans med uppsagd. Detta kan leda till negativa attityder och kraftigt motstånd.

 

Orsaker till att förändringsmotstånd uppstår

Brist på tillit

Brist på tillit är en orsak till att medarbetare motsätter sig förändring. Medarbetarna kanske inte alltid litar på att företaget eller chefen faktiskt har deras bästa i åtanke. De kanske upplever de nya rutinerna som sämre än de gamla, eller så är de övertygade om att förändringen kommer att leda till färre arbetstimmar eller i värsta fall uppsägning, oavsett vad chefen säger.

 

Bristande tro på att förändring behövs

Utebliven kommunikation kan leda till att medarbetarna utvärderar behovet av förändring olika än ledningen. I vissa fall kan det handla om att chefen innehar information som de andra inte har tagit del av. Människor kommer nämligen lättare att acceptera förändringen om de uppfattar att risken med att inte göra någonting alls är högre än risken med att byta riktning. Om de inte förstår varför förändringen initieras kommer de antagligen att ifrågasätta varför företaget vill ändra något som redan fungerar bra.

 

Egenintresse

Den tredje orsaken till motstånd är att medarbetarna tror att de kommer att gå miste om något till följd av förändringen. Människor tenderar att fokusera på hur de själva kommer att påverkas av förändringen och inte på hur organisationen i stort skulle gynnas.

 

Låg tolerans för förändring

Vissa personer är helt enkelt mindre förändringsbenägna än andra. Det kan handla om rädsla för att misslyckas eller dåligt självförtroende gällande den egna förmågan att ta till sig ny kunskap. Då det gäller väldigt stora eller snabba förändringar blir detta extra tydligt eftersom sådana förändringar kräver mer av medarbetarna.

 

Motståndets roll

Förändringsmotstånd kan kännas otacksamt och obekvämt. Som chef kanske man tänker att problemet är omöjligt att åtgärda och driver igenom förändringen ändå. Men att strunta i problemet betyder inte att det kommer att lösa sig av sig självt. Även om motstånd kan kännas obehagligt att ta tag i kan det gömma sig något positivt i det faktum att motstånd faktiskt uppstår. Att medarbetare reagerar innebär ju samtidigt att de trivs med hur de arbetar idag, att de bryr sig om sitt arbete och att de faktiskt vågar uttrycka sitt missnöje. I stället för att se missnöjet som ett problem kan man se det som ett tillfälle till konstruktiv diskussion.

 

Uppmuntra medarbetarna att säga vad de tänker, lyssna in vad de har att säga och försök förstå problemet ur deras synvinkel. Ibland kan det räcka med att medarbetarna själva förstår varför motståndet uppstår och varför förändringen behöver genomföras. Genom att lyssna och ta in vad medarbetarna säger, det vill säga agera i stället för att reagera, är det möjligt att behålla engagemanget i verksamheten och främja ett gott arbetsklimat även framöver.

 

7 sätt att hantera förändringsmotstånd

Tydliggör målet och visionen

Alla som berörs av förändringen bör vara införstådda kring vad målet med förändringen är. Kanske har personalen inte fått information om hur beslutsprocessen gått till eller varför valet föll på just detta system. Det viktiga är alltså att redan i planeringsskedet specificera målet och visionerna med uppköpet på alla organisationsnivåer och informera de berörda parterna om hur systembytet kan hjälpa dem. Informera medarbetarna om varför förändringen behöver ske, hur förändringen kommer att påverka dem samt varför förändringen genomförs just nu. Medarbetarna behöver förstå motiven och skälen till beslutet, samt få en inblick i hur beslutet vuxit fram i organisationen för att lättare vara mottagliga för initiativet.

Behöver ni hjälp med att välja rätt affärssystem för er verksamhet? I vår artikel Välj rätt affärssystem – 6 steg listar vi några viktiga punkter att ha i åtanke.

 

Se på förändringen ur medarbetarens perspektiv

Tänk dig in i hur du skulle uppleva en plötslig förändring i ditt arbete och kommunicera transparent med dina medarbetare utgående från hur du själv skulle önska att bli kommunicerad till. Beskriv hur förändringen kommer att påverka medarbetarnas arbete framöver och dela med dig av fasta referenspunkter i hur förändringsarbetet ska framskrida. Detta för att bidra till en känsla av kontroll.

 

Fråga slutanvändarna om inputs och se till att ni har en överenskommelse

Ibland kan förändringsmotstånd uppstå när anställda upplever att deras åsikter och önskemål inte lyssnas på eller tas på allvar. Ta därmed aldrig ett beslut utan att involvera slutanvändarna. Stäm av hur de upplever förändringen och gör tydligt att deras inputs är viktiga. Lyssna även till deras förslag på hur de skulle genomföra förändringen och kom överens om en tidsplan och en övergripande plan för hur förändringen ska implementeras.

 

Inkludera medarbetare i förändringsprojektet

Se till att involvera nyckelpersoner från ditt team i förändringsprojektet, så att de anställda upplever att de får sina röster hörda. Att involvera teammedlemmar i projektet skapar samtidigt en känsla av ägandeskap över förändringen.

 

Kommunicera tydlig och faktabaserad information

Var så öppen och transparent du kan med dina medarbetare för att bygga förtroende och insyn mellan dem och ledningen. Ju mer öppen och ärlig du är i din kommunikation, desto mindre är risken att de börjar spekulera och dra egna slutsatser.

 

Ge medarbetarna den support och de resurser de behöver

Lämna inte dina medarbetare vind för våg när förändringen är implementerad. Ge dem den support, utbildning och verktyg de behöver och skapa om möjligt tillfällen där medarbetarna kan lära av varandra och dela med sig av nyttig information och kunskap.

 

Ge utrymme för feedback

Människor upplever ofta förändring som någonting obekvämt och de anställda kommer även i framtiden att behöva stöd av en pålitlig och positiv ledare som prioriterar öppen kommunikation, kreativitet och uppmanar alla att dela med sig av sina tankar och åsikter. Anställda förväntar sig att ledaren ska hantera förändringen, men en ledare som involverar sitt team i förändringsarbetet skapar samtidigt en kultur där förändring blir allas gemensamma ansvar.

 

För fler tips om implementering av ett nytt system i företaget, läs vår artikel 8 tips för implementering av affärssystem eller ta reda på om transport- och logistiksystemet LogiControl kunde passa ert företag här.