Kunskapsbank

8 tips för implementering av affärssystem

Publicerad 17/05/2022

Att implementera ett nytt affärssystem är ett utmanande projekt, men med en grundlig analys och plan minskas risken för misslyckande. Görs förarbetet noggrant kommer implementationen förhoppningsvis att bli ett lyckat projekt som du i slutändan kan vara stolt över. För att lyckas med ibruktagningen av ett affärssystem finns det några punkter som kan vara bra att tänka på. Vi har, utifrån vår samlade och långa erfarenhet, listat några viktiga steg.

Först och främst vill du välja rätt affärssystem för verksamheten. Om du inte redan har gjort det, läs gärna vår artikel: Välj rätt affärssystem – 6 steg innan du fortsätter läsa den här artikeln.

1. Glöm inte bort behovsanalysen

En grundläggande analys och kartläggning av företagets behov är avgörande för hur projektets utfall blir. För att hitta ett passande IT-system bör dessutom systemanvändarna involveras från början i beslutsprocessen. Detta ökar chansen för att systemet ni investerar i tas emot på ett bra sätt. Utan personalens stöd är det svårt att genomföra en stor organisatorisk förändring såsom ett systembyte. Du kan läsa mer om analys och kartläggning av företagets behov här.

2. Välj ut personer till ett projektteam

Då ett system och en systemleverantör har valts ut är det dags att starta i gång implementeringsprojektet. Först och främst ska projektets olika roller definieras. Projektorganisationen kan se lite olika ut beroende på projektets storlek och omfattning, men nedan beskrivs hur sammansättningen av ett typiskt projektteam kan se ut i de flesta branscher.

Projektet bör ha en projektägare som ansvarar för projektet, gör uppföljningar samt finns med som stöd och drivande kraft då detta behövs. Projektägaren är ofta en VD, högsta chef eller en avdelningschef som initierar projektidén och sätter ihop själva projektteamet.

Projektägaren utser i sin tur en projektledare som har befogenheter, ledningens stöd samt tillräckligt med tid för projektet. Detta för att projektet ska drivas framåt så effektivt som möjligt. En bra projektledare bör bland annat vara strukturerad, engagerad, tydlig och drivande.

I projektteamet bör representanter för alla berörda aktörer inkluderas. Ett bra sätt att kartlägga de berörda aktörerna och deras behov är att rita upp ett schema över de parter som på något sätt påverkas av systemet. Vidare är det även viktigt att tänka på att involvera individer som är kreativa, ser rimliga möjligheter och har en insyn i företagets processer. När projektteamet är sammansatt ska tydliga ansvarspersoner utses för projektets olika delar. Exempelvis är det bra att någon ansvarar för tidtabellen och definierar milstolpar, medan någon annan ansvarar för budgeten och en tredje för att göra uppföljningar.

För att projektet ska ha goda möjligheter att lyckas bör ett projektteam ställas upp även på leverantörens sida.

3. Fråga systemleverantören om råd

Fråga systemleverantören om hur de rekommenderar att implementeringen ska gå till. Företaget som utvecklar systemet har ofta mycket erfarenhet av både lyckade och mindre lyckade ibruktagningar och kan utifrån sina erfarenheter ge dig tips och råd.

4. Communication is key!

Det absolut viktigaste för att ett projekt ska lyckas är att kommunikationen fungerar bra. Det är viktigt att kommunikationen fungerar mellan er och systemleverantören, mellan medlemmarna i projektet samt mellan projektteamet och organisationen. I kommunikationen med systemleverantören bör ni tydligt presentera era behov före implementeringen påbörjas, så att leverantören förstår er och kan möta era krav. Var även tydlig med vad ni förväntar er av leverantören och se till så att båda parter förstår varandras möjligheter och begränsningar.

5. Gör upp en projektplan och följ den

Nästa steg är att göra upp en projektplan med en rimlig tidsberäkning och tydliga milstolpar. I projektplanen definieras projektmålen, hur projektet ska genomföras och det förväntade resultatet.

6. Få medarbetarna att acceptera förändringen

Få alla medarbetare på företaget att förstå sina roller i systemet samt varför implementeringen ska genomföras. Rädsla för förändring är något som existerar inom alla företag och ni bör arbeta aktivt med organisationskulturen för att den ska vara redo då förändringen sker. Det är som sagt även viktigt att projektledaren har fullt stöd av ledningen i de fall då personalen motverkar förändringen.

7. Frigör tid för skolning och kompetensutveckling

Utbilda personalen innan systemet börjar användas. Uppmuntra även personalen att ta hjälp av varandra. Ett kunskapsutbyte underlättar inte enbart ibruktagningen av ert nya IT-system, det gynnar även företagets långsiktiga utveckling.

Vid implementering av ett affärssystem ingår oftast systemleverantörens skolning. Vår rekommendation är att ordna det första skolningstillfället på plats på kontoret. Detta för att utbildaren ska ha möjlighet att på ett kontrollerat sätt visa personalen systemet och hjälpa er att komma i gång.

8. Att tänka på efter implementeringen

Låt de nya processerna ta sin tid! Efter ibruktagningen är det lätt att bli otålig. De positiva effekterna och resultaten kommer inte över en natt. Var därför tålmodig. De anställda kan lätt falla in i sina gamla arbetssätt. Motverka detta genom att dela ut ansvaret för systemet till en person eller ett team som ska se till att företaget i framtiden använder systemets kapacitet till fullo.

Skicka en förfrågan till försäljningen