Tietopankki

Kuinka käsitellä muutosvastarintaa uuden järjestelmän käyttöönotossa

Julkaistu 16/09/2024

On helppo innostua organisaatiomuutoksista, varsinkin jos olet itse mukana toteuttamassa niitä, mutta on hyvä tiedostaa että kaikki organisaatiossa eivät välttämättä aina jaa innostustasi.

Ei ole harvinaista, että suuret organisaatiomuutokset, kuten uuden järjestelmän käyttöönotto, kohtaavat henkilöstön muutosvastarintaa. Muutokset voivat olla epämukavia, ja työntekijät voivat vastustaa niitä useista syistä. Kyse voi olla pelko tuntemattomasta ja siitä miten muutos vaikuttaa työsuhteeseen, tai yksinkertaisesti tyytymättömyys kun tutut rutiinit korvataan jollain uudella. Tämän vastustuksen käsitteleminen on kuitenkin ratkaisevan tärkeää onnistuneen muutostyön kannalta. Ensin on ymmärrettävä reaktion syyt, ennen kuin on mahdollista käsitellä vastustusta. Tässä artikkelissa nostamme esille käytännön strategioita, jotka edesauttavat sujuvampaa siirtymistä ja vähentävät vastustusta.

 

Erityyppisiä muutoksia

“The real problem is not technical change but the human changes that often accompany technical innovations.”

 – Paul R. Lawrence

 

Muutokset voidaan jakaa eri luokkiin, ne voivat olla joko teknisiä tai sosiaalisia tai molempia. Tekniset muutokset koskevat muutoksia työtehtäviin tai työn suorittamiseen. Uuden IT-järjestelmän käyttöönotossa työntekijöiden on opittava järjestelmä ja ymmärrettävä sen toimintoja. Ehkä järjestelmä on rakenteeltaan tuntematon tai sisältää työkaluja, joita työntekijät eivät ole aiemmin käyttäneet. Teknologisen muutoksen yhteydessä voi tapahtua myös sosiaalisia muutoksia. Sosiaalisessa muutoksessa on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta. Järjestelmän käyttöönotto sisältää todennäköisesti myös sosiaalisia muutoksia, kuten muutoksia ryhmän kokoonpanossa tai että työntekijöiden on raportoitava uudelle esimiehelle.

 

Tekniset muutokset, joihin liittyy uusien työkalujen tai uuden teknologian oppiminen voivat johtaa vastustukseen työntekijöillä jotka tuntevat epävarmuutta omasta kyvystään omaksua uutta tietoa, mutta sosiaalisia muutoksia voi kuitenkin olla vielä vaikeampi käsitellä. Ehkä työntekijät ovat nyt osana täysin uusia tiimejä, tai irtisanotaan kollega jonka kanssa on viihtynyt töissä. Tämä voi johtaa negatiivisiin asenteisiin ja voimakkaaseen vastustukseen.

 

Syitä, miksi muutosvastarinta ilmenee

Luottamuksen puute

Luottamuksen puute on yksi syy siihen, miksi työntekijät vastustavat muutosta. Työntekijät eivät välttämättä aina luota siihen, että yrityksellä tai johtajalla on todella heidän etunsa mielessä. He saattavat kokea uudet rutiinit huonommiksi kuin vanhat tai olla vakuuttuneita siitä, että muutos johtaa työtuntien vähenemiseen tai pahimmassa tapauksessa irtisanomiseen riippumatta siitä, mitä johtaja sanoo.

 

Uskon puute siitä, että muutosta tarvitaan

Kommunikaation puute voi johtaa siihen, että työntekijät arvioivat muutostarpeen eri tavalla kuin johto. Joissakin tapauksissa voi olla että johtajalla on tietoja, joita muut osallistujat eivät ole saaneet. Ihmiset hyväksyvät muutoksen helpommin jos he kokevat, että riski olla tekemättä mitään on suurempi kuin riski suunnan muuttamisesta. Jos he eivät ymmärrä miksi muutos aloitetaan, he todennäköisesti kysyvät miksi yritys haluaa muuttaa jotain, joka toimii jo hyvin.

 

Oma etu

Kolmas syy vastustukseen on että työntekijät uskovat menettävänsä jotain muutoksen seurauksena. Ihmisillä on taipumus keskittyä siihen, miten muutos vaikuttaa heihin itseensä eikä siihen, miten koko organisaatio hyötyisi.

 

Alhainen muutostoleranssi

Jotkut ihmiset ovat yksinkertaisesti vähemmän taipuvaisia muuttumaan kuin toiset. Kyse voi olla epäonnistumisen pelosta tai heikosta itseluottamuksesta omaan kykyyn omaksua uutta tietoa. Tämä tulee erityisen selväksi kun on kyse hyvin suurista tai nopeista muutoksista, koska tällaiset muutokset vaativat työntekijöiltä enemmän.

 

Vastarinnan rooli

Muutosvastarinta voi tuntua kiittämättömältä ja epämukavalta. Esimiehenä saattaa ajatella, että ongelmaa on mahdotonta korjata ja viedään muutos läpi joka tapauksessa. Mutta ongelman huomiotta jättäminen ei tarkoita että se ratkaisee itsensä. Vaikka vastustus voi tuntua epämukavalta käsitellä, se voi myös piilottaa jotain positiivista. Työntekijöiden reagointi voi samalla tarkoittaa että he ovat tyytyväisiä nykyiseen työskentelytapaan, että he välittävät työstään ja että he todella uskaltavat ilmaista tyytymättömyytensä. Sen sijaan että näkee tyytymättömyyden ongelmana, voi nähdä sen mahdollisuutena rakentavaan keskusteluun.

 

Kannusta työntekijöitä kertomaan mielipiteensä, kuuntele mitä heillä on sanottavaa ja yritä ymmärtää ongelma heidän näkökulmastaan. Joskus voi riittää, että työntekijät itse ymmärtävät miksi vastustus syntyy ja miksi muutos on toteutettava. Kuuntelemalla ja ottamalla huomioon mitä työntekijät sanovat, eli toimimalla reagoimisen sijaan voidaan säilyttää sitoutuminen liiketoimintaan ja edistää hyvää työilmapiiriä myös tulevaisuudessa.

 

7 tapaa käsitellä muutosvastarintaa

Kirkasta tavoite ja visio

Jokaisen, johon muutos vaikuttaa tulee olla tietoinen muutoksen päämäärästä. Ehkä henkilöstö ei ole saanut tietoa siitä, miten päätöksentekoprosessi eteni tai miksi valinta osui juuri tähän järjestelmään. Siksi on tärkeää tarkentaa hankkeen tavoite ja visio kaikilla organisaatiotasoilla jo suunnitteluvaiheessa ja kertoa osapuolille miten järjestelmämuutos voi auttaa heitä. Informoi henkilökuntaa miksi muutoksen on tapahduttava, miten muutos vaikuttaa heihin ja miksi muutos toteutetaan juuri nyt. Työntekijöiden on ymmärrettävä päätöksen motiivit ja syyt sekä saatava käsitys siitä, miten päätös on kehittynyt organisaatiossa jotta he olisivat vastaanottavaisempia aloitteelle.

Tarvitsetteko apua oikean toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa yrityksellenne? Artikkelissamme Valitse oikea toiminnanohjausjärjestelmä – 6 vaihetta listaamme muutamia tärkeitä asioita, joita kannattaa pitää mielessä.

 

Katso muutosta työntekijän näkökulmasta

Kuvittele miten kokisit äkillisen muutoksen työssäsi ja kommunikoi läpinäkyvästi kollegojen kanssa sen perusteella, miten itse haluaisit saada informaatio. Kuvaile miten muutos vaikuttaa työntekijöiden työhön tulevaisuudessa ja informoi selkeästi miten muutostyö etenee. Tämän tarkoituksena on edistää hallinnan tunnetta.

 

Pyydä loppukäyttäjiltä palautetta ja varmista, että teillä on yhteisymmärrys

Joskus muutosvastarintaa voi syntyä kun työntekijät kokevat ettei heidän mielipiteitään ja toiveitaan kuunnella tai oteta vakavasti. Älä siis koskaan tee päätöstä ottamatta loppukäyttäjiä mukaan. Tarkista, miten he kokevat muutoksen ja tee selväksi että heidän panoksensa on tärkeä. Kuuntele myös heidän ehdotuksiaan muutoksen toteuttamisesta ja sovi aikataulusta ja kokonaissuunnitelmasta muutoksen toteuttamiselle.

 

Ota työntekijät mukaan muutosprojektiin

Varmista että tiimisi avainhenkilöt osallistuvat muutosprojektiin, jotta työntekijät tuntevat että heidän äänensä kuullaan. Samalla tiimin jäsenten ottaminen mukaan projektiin luo omistajuuden tunnetta muutoksesta.

 

Kommunikoi selkeää ja tosiasioihin perustuvaa tietoa

Ole mahdollisimman avoin ja läpinäkyvä työntekijöidesi kanssa rakentaaksesi luottamusta ja läpinäkyvyyttä heidän ja johdon välille. Mitä avoimempi ja rehellisempi olet viestinnässäsi, sitä epätodennäköisemmin he alkavat spekuloida ja tehdä omia johtopäätöksiään.

 

Anna kollegoille heidän tarvitsemansa tuki ja resurssit

Älä jätä kollegojasi pulaan kun muutos on toteutettu. Anna heille heidän tarvitsemansa tuki, koulutus ja työkalut. Ja jos mahdollista, luo työntekijöille mahdollisuuksia oppia toisiltaan ja jakaa hyödyllistä tietoa.

 

Anna tilaa palautteelle

Ihmiset kokevat usein muutoksen epämukavaksi ja työntekijät tarvitsevat edelleen sellaisen luotettavan ja positiivisen johtajan tukea, joka asettaa etusijalle avoimen viestinnän, luovuuden ja kannustaa kaikkia jakamaan ajatuksiaan ja mielipiteitään. Työntekijät odottavat johtajan hallitsevan muutosta, mutta johtaja joka ottaa tiiminsä mukaan muutosprosessiin luo myös kulttuurin jossa muutoksesta tulee kaikkien yhteinen vastuu.

 

Lisää vinkkejä uuden järjestelmän käyttöönottoon yrityksessä löydät artikkelistamme 8 vinkkiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon, tai selvitä jos kuljetus- ja logistiikkajärjestelmä LogiControl sopisi yrityksellenne täältä.